System CRM jest zatem specyficzną metodą, która dobrze wykorzystana pozwala zdobyć przewagę nad rynkową konkurencją. Metoda ta powinna być nastawiona na podwyższenie statusu firmy i wygenerowanie zysków, bo w przeciwnym wypadku system CRM nie będzie już inwestycją w przyszłość przedsiębiorstwa, a jedynie kosztem, który ono poniesie. Dlatego, mimo wielu artykułów i opracowań na temat systemów CRM, ich doboru i wykorzystania, zdarzają się ich użytkownicy, którymi nierzadko są duże i poważane firmy, które skarżą się na CRM i nie są zadowolone z ich użytkowania.
Pamiętajmy, że system CRM wcale nie musi być bardzo skomplikowany, by zadziałał i błędne jest przekonanie, że CRM jako system informatyczny - przykład najnowszych osiągnięć w dziedzinie oprogramowania dla firm - będzie działał sam. Co więcej, często zdarza się, że same firmy produkujące oprogramowanie dla firm wypuszczają systemy informatyczne, które są bezużyteczne. Z badań przeprowadzonych przez biuro DiS w 2006 wynika, że ze 100 systemów CRM wprowadzanych co roku przez różne firmy na rynek, aż 80% w ogóle ciężko nazwać systemami CRM, bo nie spełniają podstawowych wymagań, by nimi się stać. Wprawdzie mogą one przynosić zyski, ale prędzej można by je nazwać aplikacjami do wspomagania sprzedaży. Systemy CRM oczywiście również do tego służą, ale sposób ich działania jest przemyślany i dobrze zastosowany jest o wiele bardziej skuteczny.
Pamiętajmy, że CRM to skrót Customer Relationship Management. Jeśli rozdzielimy tą frazę na trzy osobne wyrazy otrzymamy klienta, relacje i zarządzanie. Te trzy pojęcia mają przyczynić się do dobrego traktowania klienta, poprzez dobre relacje na linii klient – każdy pracownik firmy, a do tego relacje te muszą podlegać dobremu zarządzaniu. I co niektórych może zdziwić – wcale nie chodzi o to by każdy klient był traktowany jednakowo. Oczywiście każdy musi być traktowany dobrze, ale należy wyodrębnić klientów ważniejszych dla firmy od tych mniej ważnych, bo CRM między innymi do tego służy – do segmentacji klientów.