System CRM znacznie różni się od innych systemów „biurowych” wykorzystywanych przez firmy. Zwykły system wspomagania sprzedaży, fakturowania, obsługi transakcji, magazynowania itp. jest dość prosty w działaniu, danymi wejściowymi są głównie liczby, na których wykonywane są obliczenia, a wyniki są w jakiś sposób weryfikowalne. System CRM natomiast służy do gromadzenia i analizy wprowadzanych danych, które wcale niekoniecznie muszą być liczbami. Cała trudność polega na odpowiedniej ich interpretacji, a weryfikacja w wielu przypadkach jest po prostu niemożliwa.
Zrozumienie metody działania systemu CRM przez przyszłych jego nabywców jest kluczowe dla nowego sposobu prowadzenia działań marketingowych w firmie. Należy zdać sobie sprawę z tego, że sukces działania systemu CRM zależy nie od samej chęć jego wdrożenia lecz od zmiany lub przystosowania metod funkcjonowania firmy do nowych rozwiązań związanych z funkcjonalnością systemu CRM. W tej sytuacji należy zadać sobie pytanie, czy każda firma będzie w stanie wykorzystać w pełni jego funkcje, czy będzie to dla niej korzystne rozwiązanie oraz czy uda się zmienić mentalność pracowników i uzmysłowić im, że każda pensja jest tak naprawdę wypłacana przez klienta.
Tam priorytetem jest dbałość o klienta i jest ona kluczowa dla obrotów w firmie. Dlatego jeśli naszej firmie zależy bardziej na relacjach z klientem, dzięki którym zachęcimy ich do ciągłego korzystania z naszych usług i przyniosą nam np. 30% wzrost produkcji, niż np. na budowie nowej fabryki – wtedy wdrożenie systemu CRM będzie sensowną decyzją, a nie tylko podążaniem za modą na systemy CRM.